Aby móc przyjąć dziecko do opieki zastępczej, rodzice zastępczy muszą w niektórych przypadkach uzyskać zezwolenie zgodnie z § 44 SGB VIII. Warunkiem uzyskania zezwolenia jest przejście procesu rekrutacyjnego i kwalifikacyjnego. W przypadku pośrednictwa w znalezieniu rodziny zastępczej w ramach pomocy wychowawczej przyznawanej przez urząd ds. młodzieży zezwolenie zgodnie z § 44 SGB VIII nie jest wymagane. Urząd ds. młodzieży lub służba ds. dzieci w pieczy zastępczej sprawdza jednak kwalifikacje rodziców zastępczych według tych samych kryteriów.

Zadanie polegające na zintegrowaniu z własną rodziną dziecka, które początkowo jest obce, zapewnieniu mu długoterminowego lub stałego miejsca w rodzinie, wspieraniu go i wychowywaniu, jest zadaniem wymagającym.

Wysokie wymagania stawiane rodzicom zastępczym nie muszą i nie powinny być spełniane wyłącznie przez nich samych. Rodzina zastępcza stanowi raczej część sieci wsparcia, która dysponuje wiedzą pedagogiczną, kompetencjami metodologicznymi oraz wieloletnim doświadczeniem.

Przed rozpoczęciem działalności osoby sprawujące opiekę muszą ukończyć kursy kwalifikacyjne organizowane przez służbę ds. dzieci w pieczy zastępczej.

Decydującym czynnikiem przy przyjęciu dziecka do ogólnej opieki pełnoetatowej jest zgodność między potrzebami dziecka a dostępnymi kompetencjami i zasobami osób sprawujących opiekę. W tej formie pomocy nie oczekuje się od osób sprawujących opiekę kwalifikacji zawodowych w dziedzinie opieki lub pedagogiki.

Natomiast w przypadku przyjęcia dziecka wymagającego opieki specjalno-pedagogicznej oczekuje się profesjonalnego lub półprofesjonalnego przygotowania. Za półprofesjonalne doświadczenie uznaje się w tym kontekście np. wcześniejsze sprawowanie opieki nad dzieckiem w pieczy zastępczej przez okres co najmniej dwóch lat lub wieloletnią opiekę i wsparcie dzieci i młodzieży w ramach działalności wolontariackiej.

Rodzicami zastępczymi mogą być pary z własnymi dziećmi lub bez nich, a także osoby samotne posiadające stabilną sieć wsparcia społecznego.