Her yabancının tanınmış ve geçerli bir pasaportu veya pasaport yerine geçen bir belgesi olmalıdır. Pasaport veya pasaport yerine geçen bir belgeye sahip değilseniz, bu tür bir belgenin düzenlenmesi için geldiğiniz ülkenin diplomatik misyonuna başvurmanız gerekir.

Yabancılar için seyahat belgesi, özel istisnai durumlarda alternatif olarak düzenlenebilen bir Alman pasaportu yerine geçen belgedir.

AB üyesi olmayan bir ülkeden geliyorsanız, kendi ülkenizden bir pasaportunuz veya pasaport yerine geçen bir belgeniz yoksa ve böyle bir belgeyi makul bir şekilde elde edemiyorsanız, yabancılar için seyahat belgesi başvurusunda bulunabilirsiniz.

Kural olarak, makul şu anlama gelir

• Pasaportunuzun süresi dolmadan önce kendi ülkenizde yeni veya yenilenmiş bir pasaport veya pasaport yerine geçen bir belge için zamanında başvurmak ve resmi prosedürde işbirliği yapmak,
• zorunlu askerlik hizmetini veya ulusal pasaport verilmesi için gereken diğer vatandaşlık görevlerini yerine getirmek ve
• menşe ülkede öngörülen harçları ödemekle yükümlüdür.

Örneğin, siyasi olarak zulüm gören bir kişi olarak Almanya'da sığınma hakkı aldıysanız ve bu nedenle menşe ülkenizin büyükelçiliğini ziyaret edemiyorsanız, bu makul olmayacaktır. Menşe ülkenizde pasaport almanın yüksek maliyetli olması, pasaport almayı ilke olarak makul olmaktan çıkarmaz.

Yabancılar için seyahat belgesi başvurusunda bulunurken, pasaport almak için daha önce gösterdiğiniz çabaları kanıtlayabilmeniz gerekir.

Geçici olarak pasaportunuz yoksa, yabancılar için bir seyahat belgesi ancak bunun için zorlayıcı nedenler varsa verilebilir.

Pasaport almanın makul olmamasına ek olarak, bir başka gereklilik de şudur

• Almanya'da kalışınız yasaldır, yani ya halihazırda bir oturma iznine (oturma izni, yerleşme izni, sürekli oturma izni) sahipsiniz ya da bunu seyahat belgesiyle birlikte almalısınız.
• Federal bölgeyi kalıcı olarak terk etmenize izin verilmelidir.
• iltica prosedürü içindeyseniz ve
  • seyahat belgesinin düzenlenmesinde acil bir kamu yararı bulunması veya
  • seyahat belgesinin düzenlenmesini gerektiren zorlayıcı nedenler veya
  • seyahat belgesinin reddedilmesinin aşırı zorluk teşkil etmesi

ve iltica prosedürünün uygulanmasının tehlikeye atılmaması.

Yabancılar dairesi, seyahat belgesinin sadece belirli ülkeler veya dünyanın belirli bölgeleri için geçerli olması gerektiğini belirleyebilir.

Menşe ülke, Alman pasaport yasasında da var olan nedenlerden dolayı pasaport veya pasaport yerine geçen bir belge vermeyi reddederse, seyahat belgesi düzenlenemez.