في العديد من مجالات الحياة اليومية، هناك حاجة في العديد من مجالات الحياة اليومية إلى الحصول على وثائق أو نسخ، وكذلك نسخ أو مطبوعات من الوثائق، موثقة. والشرط الأساسي للتصديق الرسمي على المستندات والنسخ هو أن تكون الوثيقة الأصلية صادرة عن سلطة ألمانية أو أن تكون الوثيقة أو النسخة المراد التصديق عليها مطلوبة لتقديمها إلى سلطة ما، مثل الشهادات وتراخيص مزاولة الطب والإخطارات.

لايجوز توثيقالمستندات والنسخ رسميًا إذا

• إذا لم يكن الأصل قد تم إنشاؤه من قبل سلطة أو كان التصديق مخصصًا لتقديمه إلى سلطة (مثل ما يسمى "Reichsbürgürgereklärungen und -urkunden Finanzierungsunsterlagen"، مسائل الميراث),
• يتم إعطاء الاختصاص الحصري لسلطة أخرى (على سبيل المثال وثائق الأحوال المدنية فقط مكتب التسجيل، مقتطفات معتمدة من سجل الملكية - فقط من مكتب تسجيل الأراضي),
• إذا كان هناك ما يبرر افتراض أن المحتوى الأصلي للوثيقة التي سيتم توثيق نسختها أو نسختها أو المطبوعة منها قد تم تغييرها، خاصة إذا كانت هذه الوثيقة تحتوي على فجوات أو شطب أو إدراج أو تغيير أو كلمات أو أرقام أو رموز غير مقروءة أو آثار إزالة كلمات أو أرقام أو رموز أو إذا تم إزالة سياق وثيقة تتكون من عدة أوراق,
• يلزم التصديق الرسمي بدلاً من التصديق الرسمي، الذي يصدره كاتب العدل أو المحكمة ولا يمكن استبداله بالتوثيق الرسمي,

إذا لم يكن المستند محررًا باللغة الألمانية، فيجوز طلب ترجمة معتمدة للتحقق من وجود حظر على التوثيق. لا تتأثر الأحكام المتعلقة بتأكيد المستندات الأجنبية عن طريق التصديق أو التصديق على المستندات الأجنبية.