În multe domenii ale vieții de zi cu zi, este necesară legalizarea la notar a unor documente sau copii, precum și a unor copii sau printuri de documente. Condiția prealabilă pentru certificarea oficială a documentelor și a copiilor este ca originalul să fi fost eliberat de o autoritate germană sau ca documentul sau copia care trebuie certificată să fie necesară pentru a fi prezentată unei autorități, de exemplu, certificate, autorizații de practică a medicinei și notificări.

Documentele și copiile nupot fi autentificate oficialdacă

• nici originalul nu a fost creat de o autoritate, nici certificarea nu este destinată prezentării unei autorități (de exemplu, așa-numitele "Reichsbürgererklärungen und -urkunden Finanzierungsunterlagen", probleme de succesiune),
• se indică competența exclusivă a unei alte autorități (de exemplu, acte de stare civilă - numai de la oficiul de stare civilă, extrase certificate din registrul de proprietate - numai de la oficiul de cadastru),
• este justificată presupunerea că conținutul original al documentului a cărui copie, duplicat sau extras urmează să fie autentificat notarial a fost modificat, în special în cazul în care acest document conține lacune, tăieri, inserții, modificări, cuvinte, cifre sau simboluri ilizibile, urme de eliminare a cuvintelor, cifrelor și simbolurilor sau dacă a fost eliminat contextul unui document format din mai multe foi,
• este necesară o certificare oficială în locul unei autentificări oficiale, care este eliberată de un notar sau de o instanță și nu poate fi înlocuită de o autentificare oficială,

În cazul în care documentul nu este redactat în limba germană, poate fi solicitată o traducere legalizată pentru a se verifica existența unei interdicții privind autentificarea notarială. Dispozițiile privind confirmarea documentelor străine prin legalizare sau apostilare rămân neschimbate.