У багатьох сферах повсякденного життя виникає потреба в нотаріальному засвідченні документів або копій, а також копій або роздруківок документів. Передумовою для офіційного засвідчення документів і копій є те, що оригінал був виданий німецьким органом влади або що документ чи копія, яку потрібно засвідчити, є необхідною для подання до органу влади, наприклад, сертифікати, ліцензії на медичну практику та повідомлення.

Документи та копії неможуть бути офіційно нотаріально засвідчені, якщо

• ні оригінал не був створений органом влади, ні засвідчення не призначене для подання до органу влади (наприклад, так звані "Reichsbürgererklärungen und -urkunden Finanzierungsunterlagen", спадкові справи),
• надається виключна компетенція іншому органу (наприклад, документи про цивільний стан - тільки РАЦС, завірені витяги з поземельної книги - тільки поземельній книзі),
• обґрунтовано припущення, що первісний зміст документа, копія, дублікат або роздруківка якого підлягає нотаріальному засвідченню, був змінений, зокрема, якщо в цьому документі є пропуски, закреслення, дописки, вставки, виправлення, нерозбірливі слова, цифри або знаки, сліди підчищення слів, цифр і знаків або якщо з документа, що складається з кількох аркушів, було вилучено контекст,
• замість офіційного засвідчення справжності документа вимагається офіційне засвідчення, яке видається нотаріусом або судом і не може бути замінено офіційним нотаріальним засвідченням,

Якщо документ складено не німецькою мовою, то для перевірки наявності заборони на нотаріальне засвідчення може вимагатися засвідчений переклад. Положення про підтвердження іноземних документів шляхом легалізації або проставлення апостиля залишаються без змін.