В много области на ежедневието се налага да се заверяват нотариално документи или копия, както и копия или разпечатки на документи. Предпоставка за официалното удостоверяване на документи и копия е оригиналът да е издаден от германски орган или документът или копието, които трябва да бъдат заверени, да са необходими за представяне пред орган, например удостоверения, лицензи за упражняване на медицинска професия и уведомления.

Документи и копия немогат да бъдат официално заверени, ако

• нито оригиналът е създаден от орган, нито заверката е предназначена за представяне пред орган (напр. така наречените "Reichsbürgererklärungen und -urkunden Finanzierungsunterlagen", наследствени дела),
• е дадена изключителната компетентност на друг орган (напр. документи за гражданско състояние - само от службата по вписванията, заверени извлечения от имотния регистър - само от службата по вписванията),
• обосновано е предположението, че оригиналното съдържание на документа, чието копие, дубликат или разпечатка трябва да бъдат нотариално заверени, е било променено, по-специално ако този документ съдържа пропуски, зачерквания, вмъквания, промени, нечетливи думи, цифри или символи, следи от премахване на думи, цифри и символи или ако контекстът на документ, състоящ се от няколко листа, е бил премахнат,
• вместо официална заверка се изисква официална заверка, която се издава от нотариус или съд и не може да бъде заменена с официална нотариална заверка,

Ако документът не е съставен на немски език, може да бъде поискан заверен превод, за да се провери наличието на забрана за нотариална заверка. Разпоредбите относно потвърждаването на чуждестранни документи чрез легализация или апостил остават незасегнати.