Во многих сферах повседневной жизни возникает необходимость в нотариальном заверении документов или копий, а также копий или распечаток документов. Необходимым условием для официального заверения документов и копий является то, что оригинал был выдан немецким органом власти или что документ или копия, которую необходимо заверить, требуется для предоставления в орган власти, например, сертификаты, лицензии на медицинскую практику и уведомления.

Документы и копии не могут быть официально нотариально заверены, если

• ни оригинал не был создан органом власти, ни заверение не предназначено для представления в орган власти (например, так называемые "Reichsbürgererklärungen und -urkunden Finanzierungsunterlagen", наследственные дела),
• указана исключительная компетенция другого органа (например, документы о гражданском состоянии - только ЗАГС, заверенные выписки из реестра собственности - только земельный кадастр),
• обосновано предположение, что первоначальное содержание документа, копия, дубликат или распечатка которого подлежит нотариальному заверению, было изменено, в частности, если этот документ содержит пробелы, зачеркивания, вставки, изменения, неразборчивые слова, цифры или символы, следы удаления слов, цифр и символов или если из документа, состоящего из нескольких листов, был удален контекст,
• вместо официального заверения требуется официальное заверение, которое выдается нотариусом или судом и не может быть заменено официальным нотариальным заверением,

Если документ составлен не на немецком языке, то для проверки наличия запрета на нотариальное заверение может быть запрошен заверенный перевод. Положения о подтверждении иностранных документов легализацией или апостилем остаются неизменными.