W wielu dziedzinach życia codziennego istnieje potrzeba notarialnego poświadczenia dokumentów lub odpisów, a także kopii lub wydruków dokumentów. Warunkiem urzędowego poświadczenia dokumentów i kopii jest to, aby oryginał został wydany przez niemiecki organ lub aby dokument lub kopia, która ma zostać poświadczona, była wymagana do przedłożenia organowi, np. certyfikaty, licencje na wykonywanie zawodu lekarza i powiadomienia.

Dokumenty i kopie nie mogą być urzędowo poświadczone notarialnie, jeśli

• ani oryginał nie został sporządzony przez organ, ani poświadczenie nie jest przeznaczone do przedłożenia organowi (np. tzw. "Reichsbürgererklärungen und -urkunden Finanzierungsunterlagen", sprawy spadkowe),
• przyznano wyłączną kompetencję innemu organowi (np. akty stanu cywilnego tylko urzędowi stanu cywilnego, poświadczone wypisy z rejestru nieruchomości - tylko urzędowi wieczystoksięgowemu),
• uzasadnione jest przypuszczenie, że pierwotna treść dokumentu, którego odpis, duplikat lub wydruk ma być poświadczony notarialnie, została zmieniona, w szczególności gdy dokument ten zawiera braki, przekreślenia, dopiski, zmiany, nieczytelne wyrazy, liczby lub symbole, ślady usuwania wyrazów, liczb i symboli lub gdy usunięto kontekst dokumentu składającego się z kilku kartek,
• zamiast urzędowego poświadczenia wymagane jest urzędowe poświadczenie, które jest wydawane przez notariusza lub sąd i nie może być zastąpione urzędowym poświadczeniem notarialnym,

Jeżeli dokument nie został sporządzony w języku niemieckim, można zażądać tłumaczenia przysięgłego w celu weryfikacji istnienia zakazu notarialnego. Przepisy dotyczące potwierdzania zagranicznych dokumentów poprzez legalizację lub apostille pozostają nienaruszone.