Dans de nombreux domaines de la vie quotidienne, il est nécessaire de faire certifier des documents ou des copies, ainsi que des copies ou des impressions de documents. La condition préalable à la légalisation officielle de documents et de copies est que l'original ait été délivré par une autorité allemande ou que le document ou la copie à légaliser soit nécessaire à la présentation auprès d'une autorité, par exemple des certificats, des diplômes d'études et des décisions.

Les documents et les copies ne peuvent pasêtre certifiés officiellementsi

• l'original n'a pas été établi par une autorité et la certification n'est pas destinée à être présentée à une autorité (p. ex. les documents de financement des déclarations et des actes des citoyens du Reich, les affaires de succession),
• la compétence exclusive d'une autre autorité est donnée (p. ex. actes d'état civil uniquement le bureau d'état civil, extraits certifiés du cadastre des biens immobiliers - uniquement par le bureau du cadastre),
• il y a lieu de supposer que le contenu initial du document dont la copie, l'exemplaire ou l'impression doit être certifiée a été modifié, notamment si ce document contient des lacunes, des ratures, des insertions, des modifications, des mots, des chiffres ou des signes illisibles, des traces de suppression de mots, de chiffres ou de signes ou si le lien d'un document composé de plusieurs feuillets est rompu,
• une certification publique, établie par un notaire ou un tribunal et qui ne peut pas être remplacée par un acte officiel, est nécessaire au lieu d'une certification officielle,

Si l'acte n'est pas rédigé en allemand, une traduction certifiée conforme peut être exigée afin de vérifier l'existence d'une interdiction de légalisation. Les dispositions relatives à la confirmation des actes étrangers par légalisation ou apostille ne sont pas affectées.