Urzędowa legalizacja podpisów służy weryfikacji tożsamości. Właściwy organ może poświadczyć notarialnie podpisy, jeżeli

• podpisany dokument jest wymagany do przedłożenia niemieckiemu organowi władzy lub innemu organowi, któremu podpisany dokument musi zostać przedłożony na podstawie przepisu prawa oraz
• podpis został złożony w obecności pracownika notariusza.

Podpisy nie mogą być urzędowo poświadczone, jeżeli:

• wymagają publicznego poświadczenia notarialnego przez notariusza (§ 129 niemieckiego kodeksu cywilnego (BGB)), np.
  • notarialne poświadczenie podpisów pod umowami lub oświadczeniami w zakresie prawa rodzinnego i spadkowego;
  • w sprawach dotyczących stowarzyszeń i rejestrów handlowych;
• są składane bez towarzyszącego tekstu (podpisy in blanco),
• przedkładany dokument nie jest wymagany do przedłożenia organowi lub innemu podmiotowi, któremu podpisany dokument należy przedłożyć na podstawie przepisu prawa (np. tzw. "Reichsbürgererklärungen und -urkunden") lub odmówiono jego odczytania,
• dokumenty są sporządzone w języku obcym.