Офіційна легалізація підписів слугує для підтвердження особи. Компетентний орган може нотаріально засвідчити підписи, якщо

• підписаний документ необхідний для подання до німецького органу влади або іншого органу, до якого підписаний документ повинен бути поданий на підставі правової норми, і
• підпис виконується в присутності працівника нотаріальної контори.

Підписи неможуть бути офіційно засвідчені нотаріально, якщо

• вони вимагають публічного нотаріального посвідчення (§ 129 Цивільного кодексу Німеччини (BGB)), наприклад
  • нотаріальне посвідчення підписів на договорах або заявах у сфері сімейного та спадкового права
  • у справах, пов'язаних з об'єднаннями та торговим реєстром;
• вони подаються без супровідного тексту (порожні підписи),
• поданий документ не є обов'язковим для подання до органу влади або іншого органу, до якого підписаний документ має бути поданий на підставі правової норми (наприклад, так звані "Reichsbürgererklärungen und -urkunden"), або відмовлено в ознайомленні з ним,
• документи написані іноземною мовою.