Официальная легализация подписей служит для подтверждения личности. Компетентный орган может нотариально заверить подписи, если

• подписанный документ требуется для представления в немецкий орган власти или другой орган, в который подписанный документ должен быть представлен на основании правового положения, и
• подпись выполнена в присутствии нотариально удостоверяющего сотрудника.

Подписи немогут быть официально нотариально заверены, если:

• они требуют публичного заверения у нотариуса (§ 129 Гражданского кодекса Германии (BGB)), напр.
  • нотариальное заверение подписей под договорами или декларациями в области семейного и наследственного права;
  • в делах, связанных с ассоциациями и торговыми реестрами;
• они подаются без сопроводительного текста (пустые подписи),
• представленный документ не требуется для представления в орган власти или иной орган, в который подписанный документ должен быть представлен на основании правовой нормы (например, так называемые "Reichsbürgererklärungen und -urkunden"), или в ознакомлении отказано,
• документы написаны на иностранном языке.